CRM & ERP Yazılımı
Müşteri ilişkilerini, satışı, stoku ve operasyonu tek yerden yöneten, işleyişinize göre yazılmış CRM ve ERP yazılımları geliştiriyor, muhasebe programınıza bağlıyoruz.
İş süreçleri otomasyonu
Ekibinizin her gün elle yaptığı tekrarlayan işleri, örneğin onay toplamayı, rapor hazırlamayı ya da belgeden veri girmeyi, kurallı ve izlenebilir otomasyonlara dönüştürüyoruz.
- Tipik süre
- 3–8 hafta
- Platform
- Web paneli, arka plan servisleri
- Teslimde
- Otomasyonlar, kayıtlar, belgeler
- İlk adım
- Süreç analizi
Otomasyon nedir, neden gerekir
Süreç otomasyonu, belirli kurallara göre tekrarlanan bir işin insan yerine yazılım tarafından yapılmasıdır. Satın alma talebinin doğru yöneticiye gitmesi, her pazartesi satış raporunun hazırlanıp e-postayla dağıtılması, gelen faturalardaki tutarların sisteme işlenmesi ve vadesi yaklaşan ödemeler için hatırlatma gönderilmesi bunun tipik örnekleridir.
Bu işlerin her biri tek başına küçük görünür ve birkaç dakika sürer. Ama günde onlarca kez, birkaç kişi tarafından yapıldığında haftada saatler eder ve elle yapılan her adım hata riski taşır. Daha önemlisi süreç belirli kişilerin hafızasına bağlı kalır: o kişi izne çıktığında iş durur.
Olimpos Yazılım’da otomasyonun ilk adımı yazılım değil, sürecin kendisidir. Süreci adım adım yazıya döker, hangi adımın gerçekten kurala bağlanabileceğini, hangisinin insan kararı gerektirdiğini ayırırız. Ardından işe uygun aracı seçeriz: bazen n8n gibi bir iş akışı aracı yeterlidir, bazen sistemlerinize bağlanan özel bir servis gerekir. Her otomasyonun bir sorumlusu, bir çalışma kaydı ve bir hata senaryosu olur; sessizce duran bir otomasyon, hiç olmamasından daha tehlikelidir.
Hizmete dahil olanlar
7 kalem; kapsam görüşmesinde ihtiyacınıza göre daraltılır ya da genişletilir.
Süreç analizi
Mevcut işleyişin adım adım çıkarılması, her adımın süresi, sıklığı ve hata noktaları; otomasyona uygun adımların önceliklendirilmiş listesi.
Onay akışları
Talep, izin, satın alma ve harcama gibi süreçler için kurala göre doğru kişiye giden, hatırlatma yapan ve geçmişi saklayan onay sistemi.
Zamanlanmış raporlar
Farklı sistemlerden veri toplayıp belirlediğiniz saatte hazırlanan ve ilgili kişilere e-postayla ya da mesajla giden raporlar.
Belge ve e-posta işleme
Fatura, sipariş formu ya da başvuru belgelerinden verinin OCR (görüntüden metin tanıma) ile okunup sisteme aktarılması; şüpheli kayıtların insan kontrolüne düşmesi.
Sistemler arası tetikleyiciler
Bir sistemde olan olayın (yeni sipariş, ödenen fatura, kapanan talep) diğer sistemlerde kendiliğinden işlem başlatması.
Hata ve durum bildirimi
Her otomasyonun çalışma kaydı; başarısız çalışmalar için anında bildirim ve kaldığı yerden yeniden çalıştırma imkânı.
Belgeleme
Her otomasyonun ne yaptığını, neye bağlı olduğunu ve kimin sorumlu olduğunu anlatan kısa yazılı belge.
Nasıl ilerliyoruz
Otomasyon projelerinde izlediğimiz 5 adım.
Süreci yerinde izleme
İşi yapan kişilerle oturup sürecin gerçekte nasıl yürüdüğünü izleriz. Yazılı prosedür ile gerçek işleyiş çoğu zaman birbirinden farklıdır.
Önceliklendirme
Her aday işin sıklığını, harcanan süreyi ve hata maliyetini tahmin eder, en yüksek getirili ve en düşük riskli olanlardan başlarız.
Kurulum ve test
Otomasyonu uygun araçla kurar, gerçek verinin bir kopyasıyla deneriz. İnsan kararı gereken adımlarda otomasyon durur ve onay bekler.
Paralel çalışma
Kısa bir süre otomasyon ile elle yapılan iş birlikte yürür. Sonuçlar eşleştiğinde elle yapılan adım bırakılır.
Ölçme ve genişletme
Kazanılan süreyi ve azalan hata sayısını ölçer, bir sonraki otomasyona bu veriye bakarak geçeriz.
Kimler için
Süreç Otomasyonu çoğunlukla şu durumlarda işe yarar.
Muhasebe ve finans ekipleri
Fatura girişi, cari mutabakat, ödeme hatırlatmaları ve banka hareketlerinin eşleştirilmesi gibi her ay tekrar eden işler.
İnsan kaynakları
İzin talepleri, işe giriş ve çıkış kontrol listeleri, belge toplama ve süre hatırlatmaları; turizm sezonunda toplu işe alım yapan işletmelerde bu işler katlanarak artar.
Satış ve müşteri hizmetleri
Web formundan gelen talebin CRM’e düşmesi, doğru temsilciye atanması, teklif hatırlatması ve memnuniyet anketi gönderimi.
Operasyon ve lojistik
Sipariş durum bildirimleri, stok uyarıları, tedarikçiye otomatik sipariş ve günlük sevkiyat raporları.
Teknolojiler
- n8n
- Python
- Node.js
- FastAPI
- PostgreSQL
- Redis
- Google Workspace API
- Microsoft Graph API
- OCR servisleri
- Docker
Otomasyon hakkında sorular
- Hangi işler otomasyona uygundur?
- Kuralı tarif edilebilen, sık tekrarlanan ve dijital veriye dayanan işler. “Tutar belirlenen limiti aşıyorsa finans müdürünün onayına gönder” bir kuraldır ve otomatikleşir. “Bu müşteriye iskonto vermeli miyiz?” bir yargıdır; otomasyon burada bilgiyi hazırlar, kararı insana bırakır. Kâğıt üzerinde yürüyen ya da her seferinde farklı ilerleyen süreçlerde ise önce sürecin kendisini düzenlemek gerekir.
- RPA nedir, bize gerekir mi?
- RPA (robotik süreç otomasyonu), bir yazılım robotunun ekrandaki tıklamaları ve klavye girişlerini insan gibi taklit etmesidir. API’si olmayan eski programlarla çalışmak için işe yarar ama kırılgandır: programın arayüzü değiştiğinde robot durur. Bu yüzden önce API, veritabanı ya da dosya tabanlı entegrasyon imkânlarına bakarız; RPA’yı başka yol kalmadığında öneririz.
- Otomasyon çalışanların yerini mi alacak?
- Otomasyonun hedefi kişiler değil, tekrarlanan adımlardır. Fatura girişi otomatikleştiğinde muhasebe ekibi kontrol ve analize daha çok vakit ayırır; işletme büyürken aynı ekip daha fazla işi karşılayabilir. Otomasyonu işi yapan kişilerle birlikte tasarlamak, hem doğru kuralları bulmayı kolaylaştırır hem de sistemin sahiplenilmesini sağlar.
- n8n ya da Zapier gibi araçlarla mı çalışıyorsunuz, özel kod mu yazıyorsunuz?
- İkisini de. n8n, kaynak kodu açık ve kendi sunucunuzda çalıştırılabilen bir iş akışı aracıdır; verinin şirket dışına çıkmaması gereken ve görsel olarak izlenmesi istenen akışlar için iyi bir seçimdir. Zapier ve Make hızlı kurulur ama işlem başına ücretlendirilir ve veriler yurt dışındaki sunuculardan geçer. Karmaşık kurallar, yüksek hacim ya da sistemlerinize derin erişim gerektiğinde özel servis yazarız. Seçimi her akış için ayrı yaparız.
- Otomasyonun getirisini nasıl ölçeriz?
- Başlamadan önce mevcut durumu ölçeriz: işin ayda kaç kez yapıldığını, her seferinde ne kadar sürdüğünü, ne sıklıkla hata çıktığını ve bir hatanın neye mal olduğunu. Otomasyon devreye girdikten sonra aynı ölçümleri tekrarlarız. Bu karşılaştırma, hangi otomasyonun beklenen sonucu verdiğini ve sıradaki yatırımın nereye yapılması gerektiğini gösterir.
- Otomasyon hata verirse ne olur?
- Her otomasyonun bir çalışma kaydı ve bir hata senaryosu vardır. Bir adım başarısız olduğunda otomasyon kaldığı yerde durur, ilgili kişiye bildirim gider ve sorun giderildikten sonra kaldığı yerden çalıştırılabilir. Kritik süreçlerde otomasyonun belirli bir süre hiç çalışmaması da ayrı bir uyarı üretir; böylece sessizce duran bir akış fark edilmeden kalmaz.
API & Entegrasyon
ERP, muhasebe, e-ticaret, pazaryeri, kargo, banka ve e-Fatura sistemlerinizi birbirine bağlıyor; elle yapılan veri aktarımını izlenebilir entegrasyonlara çeviriyoruz.
Yapay Zekâ Entegrasyonu
Büyük dil modellerini şirket belgelerinize, müşteri hizmetlerinize ve iş yazılımlarınıza bağlıyoruz: kaynağını gösteren asistanlar, belge okuma ve talep sınıflandırma.
Otomasyon projenizi anlatın
Ne yapmak istediğinizi birkaç cümleyle yazın; Muratpaşa ofisimizde ya da görüntülü görüşmede kapsamı ve süreyi netleştirelim.